総務部では、会社の事業を円滑に進めるための様々な業務を行っています。現在ではそのほとんどがパソコン上で行う作業であり、中には日常的に発生する定型作業も多く含まれています。最近では定型作業を自動化し、総務部にRPAの導入を進める企業も増えてきています。
そこで、今回は総務部へのRPA導入事例と、RPA導入のメリットについてご紹介したいと思います。
RPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、パソコン上で人間が行っている作業をロボットに代行させる仕組みのことです。日常的に発生するデータの転記作業やメールの送信作業など、手順が定まっている作業を自動化させる事で、業務の効率化を実現できます。
RPA導入のメリット
1.業務効率化
パソコン上で日常的に行っている定型業務を自動化することで、業務を効率化できます。RPAの導入においては、一連の業務フローを全て自動化する場合もありますが、大きな業務改善や設計に時間がかかるケースが多々あります。最近では、業務フローを部分的に自動化することで業務全体の効率化を進めるケースが増えています。
2.作業漏れ防止
単純ですが、重要な日常業務はどこの企業にも存在します。RPAを毎日決まった時間に自動実行させる事で、作業漏れをなくし、安定した業務を実現する事ができます。
3.ヒューマンエラーの防止
RPAは設定された手順を正確に繰り返しますので、人為的なミスを排除することができます。
総務のRPA活用事例
[事例1] 社員情報のデータ入力およびデータ移行の自動登録
A社では新入社員が入社した際、総務部は様々なシステムやデータベースに新入社員の情報を入力する必要があります。
[従来の手順とデメリット]
1.新入社員に入社書類（Excelファイル）を提出してもらいます。
2.総務部が入社書類を見ながら、給与システム、勤怠管理システム、社内連絡システムなどに手動で情報をコピーして、各システムへペーストします。
これらは全て人間が手動で行なっている作業になるため、入力ミスやタイプミスが発生する可能性があります。
[RPAを導入した場合の手順とメリット]
1. 新入社員に入社書類（Excelファイル）を提出してもらいます。
2.受け取ったExcelファイルを、そのままロボットに渡します。ロボットが各システムに自動的に情報を登録します。
ロボットに通知メールを設定しておくことで、エラーチェックも容易になります。
[導入効果]
従来の作業時間 / 30分
RPA導入による作業時間 / 5分
時間短縮 / 25分（約83%の時間短縮）
RPAを導入した場合、人間の作業は新入社員から受け取るファイルのチェック、ファイルをロボットに渡す作業、ロボットが実行されているかのエラー確認（メール確認）です。手作業を最小限に抑えることができます。
[事例2] 在庫管理および備品発注のリスト・注文書自動作成
B社の総務部は、日々の業務で在庫管理および備品の発注を行います。
[従来の手順とデメリット]
1.総務部が定期的に在庫を確認します。
2.必要な備品の数をチェックし、手動でリスト化します。
3.確認後、各供給業者に注文書を作成します。
4.各供給業者に注文書を送信します。
人間の手動作業のため、発注漏れが発生する可能性があります。
[RPAを導入した場合の手順とメリット]
1.ロボットが定期的に在庫を自動確認します。
2.ロボットが必要な備品の数を自動でリスト化します。自動で注文書まで作成します。
3.人間が注文書の確認を行います。
4.確認後、必要があれば各供給業者に注文書を送信します。
不足している備品リスト、注文書の作成をロボットで自動化します。
[導入効果]
従来の作業時間: 80分/週
RPA導入による作業時間: 10分
時間短縮: 70分（約88%の時間短縮）
RPAを導入した場合、注文書まで自動作成するので、人間の作業は備品発注が必要かどうかの判断だけになります。また、人間が最終確認を行うことで、発注ミスや在庫不足のリスクも低減できます。
[事例3] 経費精算の自動処理（OCR機能を活用）
経費精算は多くの企業で頻繁に行われる業務であり、総務部にとって重要な仕事です。今回は、OCR機能が搭載されているRPAで例を挙げます。
[従来の手順とデメリット]
1. 従業員が経費精算書と領収書を提出します。
2.総務部が提出された経費精算書と領収書を目視で確認します 。
3.経費項目ごとにデータを手動でシステムに入力します。
4.精算結果を目視で確認し、承認します。
1件1件、確認作業などが必要で非常に時間がかかります。
[RPAを導入した場合の手順とメリット]
1.従業員が、スキャンした領収書を貼り付けたExcelファイルで経費精算書を提出します。
2. 受け取ったExcelファイルを、そのままロボットに渡します。ロボットはOCR機能を使用して領収書の情報を自動的に読み取り、テキストデータに変換します。
3.ロボットが領収書の情報と経費精算書の情報を自動で経費管理システムに入力します。
4.精算結果を自動で確認し、承認します。
RPAを導入した場合、不正防止、また、経費精算漏れをなくすことができます。
OCR機能を使えるRPAであれば、領収書からテキストデータを抽出することができ、そのテキストデータを使っての入力が可能です。
[導入効果]
30件ある場合...
従来の作業時間: 計300分（5時間）/週 *1件あたり10分
RPA導入による作業時間: 計30分）/週 * 1件あたり2分
時間短縮: 240分（約80%の時間短縮） /週
RPAの導入により、総務部は単なるバックオフィス業務から解放され、効率的な業務プロセスと正確なデータ管理を実現することができます。今回ご紹介した活用事例は、RPA導入の一例に過ぎません。新しい技術を活用することで、より創造的で価値の高い業務に集中し、企業全体の生産性向上に貢献することができます。
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